Facturas en resumen
Cómo se hace una factura
Sección titulada «Cómo se hace una factura»Tres pasos. Hasta el último, lo que tienes es un borrador y no consume número.
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Cliente. Busca una ficha por nombre o NIF, o crea una nueva. Si al cliente le faltan datos fiscales, la app te avisa antes de dejarte avanzar.
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Líneas. Añade concepto, cantidad y precio. Puedes añadir o quitar líneas; el total se recalcula solo.
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Revisar y emitir. Elige el tipo de factura, las fechas, el IVA, la retención de IRPF, el descuento, las condiciones de pago y las notas. Revisa el número y pulsa Emitir.
El número del paso 3 es una sugerencia. Puedes cambiarlo una vez, al emitir, para que coincida con un formato que ya uses (INV-0042, 2026/0042). Si queda por debajo del último número o deja un hueco, la app te avisa, pero no te bloquea.
Después de emitir
Sección titulada «Después de emitir»
Una factura emitida ya no se edita como un borrador. Desde su página puedes:
- Enviarla por email al cliente, con el PDF adjunto y el enlace público.
- Abrir el enlace público para verla como la ve el cliente, o desactivarlo si ya no debe estar disponible.
- Descargar el PDF.
- Marcarla como pagada (o volver a pendiente) cuando cobras fuera de Picstome. Si el pago llega por Stripe, se marca sola.
- Duplicarla para preparar la factura del mes siguiente con el mismo cliente y las mismas líneas. La copia nace como borrador y no copia el número.
- Rectificarla si el documento ya emitido tiene un error. No se modifica el original: se emite una factura rectificativa.
Lo único editable después de emitir son las notas y el estado de pago. Si el cambio afecta a importes, datos fiscales o líneas, va por rectificativa.
Borrador, emitida, pagada
Sección titulada «Borrador, emitida, pagada»Tres estados, y solo uno es definitivo:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | La estás preparando. Sin número, sin PDF, editable, borrable. |
| Emitida | Tiene número completo y PDF. Es un documento: la edición se limita a las notas y al estado de pago. |
| Pagada | El mismo documento con el pago registrado. |
Emitir es el momento que importa. Un borrador no consume número, así que puedes preparar diez borradores y solo los que emites toman número.
Numeración
Sección titulada «Numeración»Los números siguen el patrón serie + año + consecutivo, por ejemplo F-2026-0001. La serie se configura en Ajustes de facturación.
- Los borradores no consumen números.
- El número se asigna al emitir, en orden, sin huecos.
- Puedes editar el número impreso una vez, al emitir, para que coincida con un formato que ya uses (
INV-0042,2026/0042). La serie, el año y el consecutivo internos y la cadena de verificación no se ven afectados. - Dos series son lo normal:
Fpara facturas yRpara rectificativas.
Qué recibe el cliente
Sección titulada «Qué recibe el cliente»Un email con un enlace a una página pública, con tu marca, la factura y la descarga del PDF. Sin cuenta y sin iniciar sesión.
La página se puede desactivar. Desactivarla inutiliza el enlace mientras la factura sigue en tu panel.
La parte legal
Sección titulada «La parte legal»Cada factura guarda una copia de tus datos fiscales y de los del cliente en el momento de emitirla. Cambiar tu dirección o los datos del cliente después nunca reescribe una factura ya emitida.
El PDF lleva un enlace de verificación a una página pública con una huella, para que cualquiera pueda confirmar que el documento no se ha alterado.
Picstome no es un sistema de facturación homologado (no imprime VERI*FACTU ni el QR de la AEAT). Produce facturas correctas; no sustituye a un programa homologado si la ley te lo exige en tu caso.
Límite mensual
Sección titulada «Límite mensual»El plan gratuito incluye una factura al mes. Los borradores cuentan al emitirse, así que un mes solo con borradores no consume nada.